■個人情報保護ポリシー

株式会社ソア・システムズは、個人情報を適正に取り扱うことを企業の社会的責務と考え、以下の各項に掲げる「個人情報保護ポリシー」に従って個人情報を保護します。
1． 当社は、当社の役員および従業員に対する個人情報保護に関する教育・啓発活動をおこなうとともに、個人情報保護のための管理責任者を置き、個人情報の適正な管理をおこないます。
2． 当社は、あらかじめ本人の同意ある場合、または法令により許された場合を除き、通知もしくは公表した利用目的、または取得状況に照らして明らかな利用目的のためにのみ利用します。
3． 当社は、あらかじめ本人の同意ある場合、または法令により許された場合を除き、当社の業務の委託先以外の第三者に個人情報を提供しません。また、業務の委託先に対して個人情報を提供する場合は、契約により適正な管理を義務付け、漏洩、再提供などの防止を図ります。
4． 当社は、必要かつ適切なセキュリティ対策を講じることにより、個人情報の漏洩、滅失、または毀損などの防止と、安全な管理をおこなうとともに、セキュリティの向上および是正に努めます。
5． 当社は、個人情報の開示もしくは訂正等の要求があった場合、当社が開示等の要求に応じることができる権限を有する個人情報について、本人または本人が定めた代理人に対してあらかじめお知らせした窓口にて対応します。
6． 当社は、個人情報保護法をはじめとする関係諸法規等に準拠し、これらを誠実に遵守し、安全かつ適切な利用、保管、取り扱いをおこなうとともに、コンプライアンス・プログラムを継続的に見直し、改善に努めます。
改定日２０１５年１２月１８日

■個人情報保護指針

株式会社ソア･システムズは、業務を通じて取得した業務上の情報と、その過程で取得した個人情報とを以下の方針に従って安全に管理し、利用・保管します。

• １．個人情報の定義

  個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述、又は個人別に付けられた番号、記号その他の符号、画像若しくは音声によって当該個人を識別できるもの（当該情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それによって当該個人を識別できるものを含む）をいいます。

• ２．法令遵守の原則

  当社は、当社の製品、サービスをご提供するにあたり、お客さまとの販売契約、保守等サービス契約、受託契約ならびに委託契約等に基づき取得された業務上の情報および個人情報について、お客さまとの委任契約または、その他の合意に従って厳格に守秘し、管理・利用します。これには法人情報、機密情報等も含まれます。ただし、すでに既知または、公開された情報については除きます。当社の個人情報保護指針は、当社の事業活動によって取り扱う個人情報を、個人情報保護法をはじめとする関係諸法規等に準拠し、これらを誠実に遵守し、安全かつ適切に利用、保管、処理するための指針としてこれを定めています。

• ３．当社が取得する情報及び準拠

  当社は、事業活動を通じて次の種類の情報を取得しています。
  • （１）製品の販売、サポート、保守に関わる情報
    製品の販売先であるお客さま、販売代理店さま、パートナーさま（以下、お取引先と称します）との製品購入契約、販売代理契約およびパートナー契約に基づき取得される情報で、これらの契約に準拠し、厳格に管理します。また、あらかじめお取引先と合意された内容に基づく再委託目的以外には利用しません。通常の個人情報の利用、開示などとは異なる厳格な取扱いをします。
  • （２）当社の事業運営の安全のために必要な情報
    お取引先の安全、当社の運営の安全および当社員の安全のため、電話の録音をはじめとして、アクセス記録を収集、保存することがあります。これらの情報は、関係諸法規等に準拠し、お取引先との契約に則り、厳格に管理します。通常の個人情報の利用、開示などとは異なる厳格な取扱いをします。
  • （３）法律研究、法律情報交流に伴い収集する個人情報
    個人情報保護法及び関連法規、及び当基本方針等に準拠します。
  • （４）情報セキュリティ、知的財産など関連情報の交流に伴い収集する個人情報
    個人情報保護法及び関連法規、及び当基本方針等に準拠します。
  • （５）採用希望者、就業体験希望者の個人情報
    個人情報保護法及び関連法規、及び当基本方針等に準拠します。ただし、当社において採用が決定されなかった方の履歴書等はただちに本人に返送することとし、当社はこの情報を保有しません。また、就業体験を希望された方の履歴書等は、就業体験終了時に本人に返却することとし、当社はこの情報を保有しません。

• ４．個人情報の利用目的

  当社は収集した個人情報を、当社の行う下記業務に利用いたします。
  • (1)当社のセミナー、出版物、製品紹介などのご案内
  • (2)当社の業務内容のご報告、ご連絡、業務内容、製品、サポートに関する情報提供
  • (3)当社が提供する製品やサービスの充実、セミナーや展示会、採用に関するアンケート調査や社員研修など

• ５．最小限原則

  当社が収集する個人情報は、当社の利用目的の実施のため必要な、最小限のものに限定いたします。アンケートなどで収集した情報も、集計結果をまとめるために必要なものに限定して収集します。

• ６．第三者提供の禁止

  当社が保有する個人情報は、本人の同意ある場合を除き、原則として個人情報を業務委託先以外（機密保持契約締結先）第三者に提供しません。ただし、法令により開示を求められた場合、または、裁判所、警察等の公的機関から開示を求められた場合は、お客様の同意なく個人情報を開示することがあります。

• ７．個人情報保護責任者

  当社は、個人情報保護責任者を任命するとともに、監査責任者も任命し、個人情報保護の実現のための体制を整備し、管理するものとします。

• ８．苦情相談窓口

  当社に対する個人情報取り扱いに関する苦情、相談などは、別紙窓口にご連絡下さい。

• ９．保有個人データの表示

  当社は、これまでセミナーや展示会などにご参加頂いた方、申込みを頂いた方、ご連絡を頂いた方及び名刺交換させていただいた方の情報を保有しております。保有する情報の項目は、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属会社名、収集の方法、および当社の製品やサービスのご提供に関する情報に限定しております。

• １０．開示請求

  当社は、所定の書面による請求を、請求者ご本人の確認が行われた場合に限り、保有個人データの開示を行うものとします。

• １１．行動指針

  当社は、次のとおり行動指針を立て、これを実践します。
  • （１）内部規定の整備
    当社は、個人情報の収集管理に必要な各種の内部規定を確立し、これを実施するものとします。内部規定は個人情報保護法及び関連法規、及び当基本方針等に準拠します。また、当社の役員、従業員、臨時雇用者（アルバイト、パート雇用者）など、当社と雇用関係を持つもの（以下、雇用者といいます）に対する個人情報保護に関する教育および規定遵守を厳格に運用してまいります。
  • （２）適切なセキュリティ対策の実施
    不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどの予防対策を実施し、適切な情報セキュリティ対策を実現します。
  • （３）委託業務の適切な管理の実施
    当社は、個人情報の管理、利用などの業務を他の事業者に委託することは原則としてありませんが、委託する場合には、受託者の表示を行い、受託者を適切に指導監督するものとします。
  • （４）監査体制の整備、監査の的確な実施
    当社は、監査責任者を選任し、監査責任者は定期的に個人情報管理に関する監査を実施し、安全確保のための改善提案を、代表者に対し行うものとします。代表者は改善提案に基づき、必要な改善を実施するものとします。

• １２．継続的改善

  当社は、上記の各条項を実践するために、継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。

• １３．施　行

  個人情報の取扱いに関する本指針は２００６年７月１日より施行します。

２００６年７月１日

■窓口等

苦情相談窓口、開示等請求先
東京都渋谷区恵比寿1-3-12　ハイネス恵比寿201　株式会社ソア・システムズ
電話： 03-6721-9690
メールでのお問合せはこちら＞
受付時間　月曜日～金曜日 9：00～17：00 (年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除きます。)

■開示等

• 1． 個人情報申請書（PDF）＞

  当該申請書には以下の８種類があります。申請の種類に応じて申請書に記入の上、申請ください。
  • (1) 利用目的の通知
  • (2) 開示
  • (3) 訂正
  • (4) 追加
  • (5) 削除
  • (6) 利用の停止
  • (7) 消去
  • (8) 第三者提供の停止

• 2． 必要的記載事項

  • (1) 請求者氏名及び氏名と一致する印鑑による捺印
  • (2) 請求者の住所・電話番号
  • (3) 申請の対象となる個人情報に関する当社の製品・サービスの名称
  • (4) 申請の内容
  • (5) 申請の理由

• 3． 住民票謄本の写し、運転免許証、パスポートなど本人を証明できる公的証明

• 4． 返信用封筒（送付先住所として住民票上住所の記載のあるもの）

• 5． これらの申請に際しては、事務処理のため費用を申し受けることがあります。